Come migliorare l’efficienza della propria azienda con un assistente virtuale
Le imprese di oggi sono alla costante ricerca di soluzioni efficaci per migliorare l’immagine e l’efficienza aziendale, due aspetti essenziali per confrontarsi con un mercato sempre più difficile e competitivo. Una soluzione utile per farlo è rappresentata da un assistente virtuale, ossia una segretaria che lavora da remoto e si occupa di varie attività per conto del committente.
In particolar modo, una segretaria online è una persona reale in carne in ossa, una professionista a cui delegare una serie di servizi come la ricezione delle chiamate dei clienti, la gestione dell’agenda e il trasferimento delle telefonate importanti. L’assistente freelance può filtrare le chiamate in entrata, rispondere ai clienti in modo cortese e immediato, ma anche fornire tutte le informazioni richieste per consentire alle aziende di non perdere opportunità di business.
È quanto offre MySegretaria, il servizio di segreteria da remoto di MyCentralino.com, una soluzione efficiente per la gestione professionale delle chiamate dei clienti senza dover assumere una segretaria a tempo pieno. A differenza di altri servizi, MySegretaria mette a disposizione anche un pannello di controllo aggiuntivo per gestire orari di apertura, ferie e festività, con la possibilità di realizzare messaggi audio personalizzati per il centralino e impostare sistemi per il blocco automatico delle chiamate spam.
I vantaggi per le aziende di un assistente virtuale
Le aziende, gli studi e i professionisti che si avvalgono di un servizio professionale di assistenza virtuale possono usufruire di numerosi vantaggi. Prima di tutto, questa tipologia di servizio permette di migliorare l’immagine dell’azienda, in quanto tutte le chiamate sono gestite in maniera professionale e gentile da personale competente e addestrato, per trasmettere ai clienti la massima affidabilità anche quando non si dispone di una struttura organizzativa importante.
In secondo luogo, un assistente virtuale contribuisce ad aumentare l’efficienza aziendale, per evitare di dedicare tempo e risorse alle attività di gestione delle chiamate dei clienti e concentrarsi sul proprio core business. Una segreteria virtuale, infatti, evita la perdita di telefonate importanti che potrebbe danneggiare la propria azienda, identifica le chiamate più urgenti per trasferirle subito ai contatti indicati e gestisce quelle meno rilevanti in autonomia inviando un’email con tutti i dettagli alle persone competenti.
Con una segretaria online è possibile evitare di essere interrotti continuamente dalle chiamate dei clienti, lasciando che il servizio di assistenza virtuale si occupi delle telefonate filtrandole in base alla loro importanza nel rispetto delle policy aziendali. Ciò permette di avere più tempo per le riunioni con i clienti e i meeting con lo staff, focalizzandosi sulle attività che portano maggiori risultati per la crescita del business e riducendo lo stress sul lavoro.
Un assistente virtuale consente di cogliere nuove opportunità di business e non perdere quelle più promettenti, assicurandosi che ogni chiamata sarà gestita in maniera immediata e professionale secondo le proprie indicazioni. A tutto ciò bisogna aggiungere la possibilità di risparmiare, poiché la segreteria virtuale è un servizio economicamente più accessibile dal punto di vista economico in confronto all’assunzione diretta di una persona preposta solo a questi compiti.
Quando conviene rivolgersi a un assistente virtuale?
Tutte le aziende possono rivolgersi a un assistente virtuale, infatti si tratta di un servizio utile per qualunque imprenditore o libero professionista. Nello specifico, una segretaria online permette di avere una professionista che si occupi della gestione delle chiamate dei clienti anche se il traffico telefonico è limitato, usufruendo di una soluzione vantaggiosa per garantire una risposta celere e soddisfacente ad ogni interazione dei clienti.
I servizi di segreteria virtuale sono ideali anche per gli studi professionali, ad esempio gli studi di assicuratori, avvocati o medici, realtà che possono ottimizzare i costi e migliorare la propria efficienza e immagine avvalendosi di un assistente virtuale. Questa soluzione è indicata anche per gli amministratori di condominio, per avere un team di professionisti pronti a rispondere ad ogni chiamata dei condomini e filtrare le richieste più urgenti.
In base alle proprie esigenze è possibile decidere quale tipologia di servizio scegliere, ad esempio affidando a terzi soltanto la gestione delle chiamate dei clienti, oppure anche le comunicazioni e la pianificazione delle riunioni o perfino la gestione dell’agenda. In questo modo è possibile beneficiare di una soluzione di segreteria virtuale su misura, con costi sostenibili e allineati alla quantità di traffico telefonico ricevuto senza spese di attivazione e nessun periodo minimo d’impiego.